一、索证索票制度
1.应从合法的化妆品生产经营单位购进合法和质量可靠的化妆品，认真审查供货单位的法定资格、经营范围和质量信誉，如有必要签订质量保证协议书，协议书应注明购销双方的质量责任；
2.应严格索证索票，认真查验化妆品生产企业或供货商的营业执照、生产许可证等相关合法性证明材料，以及化妆品许可批件或备案凭证等产品合法性证明材料，留存相关票证文件或复印件备查，并建立供货企业档案。
供货企业档案应当包括以下材料：
（1）化妆品生产企业《营业执照》、《化妆品生产许可证》（2017年7月1日之前生产的国产化妆品，应索取产品标识的原《化妆品生产企业卫生许可证》和《全国工业产品生产许可证》或贴有“两证合一”标记的《化妆品生产企业卫生许可证》），以及供货单位的《营业执照》；
（2）采购国产特殊用途化妆品还应索取《国产特殊用途化妆品卫生许可批件》（特殊用途化妆品指育发、染发、烫发、脱毛、、健美、除臭、美白祛斑、防晒类产品，下同）；
（3）采购进口化妆品，除供货企业的《营业执照》以外，还应索取产品的检验检疫合格证明和《国家食品药品监督管理局进口特殊用途化妆品卫生许可批件》（进口特殊用途化妆品）或《进口非特殊用途化妆品备案凭证》（进口非特殊用途化妆品）。
3.购进化妆品应索取正式销售发票及相关凭证，注明化妆品的名称、规格、数量、生产日期/批、保质期、单价、金额、销货日期以及生产企业或供应商的名称、住所和联系方式并加盖生产企业或供应商的公章。
4.应当按照供应商名称或者化妆品种类建档备查，相关档案应当妥善保存（可实行电子化管理），保存期应当比产品有效期延长6个月。
5.严禁采购以下化妆品：
（1）未取得《化妆品生产许可证》的企业所生产的化妆品；
（2）无检验报告或合格证明的化妆品；
（3）无“国产特殊用途化妆品批准文”的特殊用途化妆品；
（4）未经备案的国产非特殊用途化妆品；
（5）超过保质期限的化妆品；
（6）未经批准或检验的进口化妆品；
（7）其他不符合法律法规规定的化妆品。
二、化妆品标签标识管理制度
1、采购、经营的化妆品，标签标识必须符合《化妆品命名规定》、《化妆品标识管理规定》、《消费品使用说明-化妆品通用标签》及其他相关规定；
2、产品的标签标识，包括：粘贴或连接或印在化妆品销售包装上的文字、数字、符、图案和置于销售包装内的说明书等；
3、经营的化妆品的标识标签应标注以下内容：
（1）产品中文名称（商标名+通用名+属性名）；
（2）生产企业名称和地址（进口产品需标明原产地及经销商名称和地址）；
（3）化妆品生产许可证（2017年7月1日之前生产的，参见索证索票制度）和产品标准；
（4）生产批和限期使用日期，或生产日期和保质期；
（5）净含量；
（6）产品质量检验合格标记；
（7）进口化妆品需标注进口化妆品批准文或备案文，特殊用途化妆品需标注特殊用途化妆品批准文；
（8）全成分表；
（9）其他。如：按化妆品卫生规范要求标注相关使用条件、注意事项或警示用语。 必要时，标注化妆品的使用方法、适用人群和使用部位等。
化妆品包装物（容器）的最大表面的小于10平方厘米且净含量不大于15克或者15毫升的，其标识可以仅标注化妆品名称，生产者名称和地址，净含量，生产日期和保质期或者生产批和限期使用日期。其他应当标注的内容可以标注在说明性资料上。
4、非特殊用途化妆品的名称、标识内容不得涉及育发、染发、烫发、脱毛、、健美、除臭、美白祛斑、防晒类等宣称。
5、化妆品外包装应有企业的质量合格标记。无质量合格标记的，能够查验该批的检验报告或合格证明（国产化妆品），或有该批的进口检验检疫证明（加盖有代理商的复印件）。
三、进货查验和台账管理制度
1.凡采购的化妆品必须进行外观质量检查，核实产品名称、规格、生产批（日期）、有效期、生产厂商、标签、说明书等内容，并与本单位留存的产品合法性证明资料比对，或查询国家局数据库、非特殊用途化妆品备案系统，查验产品标注的生产许可证信息、产品注册备案信息是否与数据库一致，是否尚在有效期限范围，产品包装、标签和说明书是否与批准的内容相符；
2.按照化妆品标签标识管理制度认真查验产品标签标识的合法合规性；
3.严格实行台账管理（可建电子台账），建立购进验收台账，购进验收台账如实记录以下内容：产品名称、规格、数量、生产日期/批、保质期限、生产单位、购进价格、购货日期、供应商名称及联系方式等信息；
4.按照实际的销售情况，建立销售台账（可建电子台账），包括：名称、规格、生产日期/批、生产单位、购进单位、销售日期、销售价格、销售数量、库存数量、销售人等信息；
5.验收不合格的化妆品直接存放于不合格区，由化妆品质量报企业负责人审批后办理退货或销毁处理并做好登记；
6.台账和索证资料不得涂改、伪造；台账应当妥善保存，保存期限应当比产品有效期延长6个月；
7、禁止采购含有医疗术语、适应症等标注或存在虚假或夸大宣传的产品；
8、禁止自行配制、灌装或者分装化妆品。
四、从业人员培训制度
1、按年度制定培训计划，明确培训目的，内容和考核要求；
2.明确专人负责培训工作，培训内容包括化妆品法律法规、监管部门要求和安全知识等,培训完毕后应进行考核，确保培训效果；
3.执行新录用人员岗前培训制度，培训不合格者不得上岗；
4.建立培训记录，及时记录培训时间、内容、参加人员和考核结果。
五、经营场所卫生管理制度
1.全体员工均应保持经营场所和仓库内外整洁，不得随地吐痰、乱丢果皮、杂物等；
2.经营场所和仓库内不得吸烟、喝酒、进食，不得存放与化妆品无关的私人物品，不得存放易燃、易爆和有毒物品；
3.经营场所和仓库要定期通风和打扫卫生；
4.经营场所和仓库应当有通风、防尘、防潮、防虫、防鼠设施，并定期检查，保持设施设备完好，发现故障应及时采取措施加以解决；
5.散装和供顾客试用的化妆品应当有防污染措施；
6.应当按照规定的储存条件储存化妆品，并定期检查储存条件，做好仓库的防晒、温湿度监测和管理，发现温湿度超出范围，应及时采取调控措施。
六、不合格产品处理制度
1.不得采购、上架和销售不合格化妆品；
2.不合格化妆品须与合格产品分开存放，并挂有红牌警示标志，设专人、专账管理；
3.购进验收中发现质量可疑的化妆品，应拒绝接收，不得擅自退货；在柜过期、破损、污染的化妆品或储存中发现的不合格品，要立即停止销售撤下柜台，放入不合格区；应由化妆品质量向企业负责人报告后进行相处理；
4.监管部门抽查、检验判定为不合格时，或上级监管部门公告、发文、通知查处发现的不合格产品时，应立即停止销售，并追回售出的不合格产品，将不合格产品移至不合格区；
5.不合格化妆品的报损和销毁要有完善的手续和记录，记录至少保存两年。
七、产品售后服务、举报投诉及不良反应报告制度
1.设置专人负责产品的售后服务和举报投诉，并认真记录，妥善解决；记录至少保存两年；
2.充分利用消费者对产品的投诉信息，采取及时有效的行动，确保产品在发现存在安全问题或安全隐患的情况下，能够及时下架、停止销售，并妥善处置；
3.安排专人负责收集正在经营的产品不良反应信息，填报不良反应报告，定期上报当地监管部门；发现可能引发或诱发对人体健康造成危害的化妆品不良反应，须立即上报当地监管部门。
4.发生不良反应的产品，应就地封存于不合格区，不得销售，以便妥善安置。
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